Un assistant IA sur vos documents internes

C’est un logiciel qui cherche dans les fichiers d’une entreprise, contrats, procédures, devis, comptes rendus, et répond en langage courant à une question posée, en citant le document et la page d’où vient sa réponse. La méthode s’appelle le RAG, pour Retrieval-Augmented Generation : le système retrouve d’abord les passages pertinents, puis ne rédige qu’à partir d’eux, ce qui l’empêche d’inventer. GHIS! installe ce type d’assistant avec des modèles open source, hébergés chez le client, en France, ou sur une API européenne.

Un chatbot grand public répond à partir de ce qu’il a appris, ou du fichier que vous venez de lui coller. Un assistant sur documents internes répond à partir de vos fichiers à vous, indexés une fois pour toutes, en respectant les droits d’accès de chaque personne et en citant la page. Coller un document dans une conversation fonctionne pour un document ; cela ne fonctionne ni pour des milliers de fichiers, ni pour des droits différents selon les personnes, ni pour des mises à jour quotidiennes. Et le fichier collé part chez l’éditeur du chatbot.

Copilot cherche déjà dans vos fichiers, cite ses sources et respecte les droits d’accès : sur ces trois points, la différence est mince. Elle est ailleurs. Copilot ne voit que ce qui vit dans Microsoft 365, SharePoint, OneDrive, Teams et Outlook, alors qu’un serveur de fichiers, un Drive, un CRM ou un logiciel métier lui restent invisibles. Vos documents et vos questions passent par le cloud de Microsoft, donc « rien ne sort de chez vous » n’est pas une option. Il hérite de vos partages tels qu’ils sont au lieu de reproduire les droits que vous décidez. Et il se paie par personne et par mois, quand une mise en service se paie une fois. Si toute votre documentation vit déjà dans Microsoft 365 et que vos partages sont au propre, Copilot est probablement le meilleur achat, et GHIS! vous le dira. L’assistant que nous installons vise l’autre cas : des documents éparpillés hors de Microsoft, des données qui ne doivent pas sortir, et des droits à reconstruire plutôt qu’à hériter.

Une personne qui sait où sont les fichiers, et environ une demi-journée en tout : une heure pour nous montrer vos sources, une heure pour désigner les documents qui font foi, puis une séance de prise en main avec vos équipes à la livraison. Le reste est chez nous. Vous n’avez besoin d’aucune compétence technique ni d’aucun service informatique.

L’installation continue de tourner sans nous. Rien n’est chiffré, aucune licence n’expire, aucun composant ne dépend d’un abonnement : nous livrons le code, la configuration et les procédures de réindexation, et n’importe quel prestataire peut reprendre l’ensemble. L’abonnement de supervision est facultatif, et l’arrêter ne casse rien.

On commence par un pilote de cinq jours à 1 500 euros hors taxes, déduits de la suite. La mise en service complète commence ensuite dès 6 000 euros hors taxes, et les projets comparables restent sous 12 000 euros, selon cinq facteurs : l’état de vos documents, le nombre de sources à connecter, la finesse des droits d’accès à reproduire, l’endroit où le système doit tourner, et le matériel s’il en faut. Ce n’est pas un tarif catalogue : après un premier échange gratuit, vous recevez un chiffrage précis, poste par poste. Un abonnement de supervision est proposé ensuite, dès 390 euros par mois, et il reste facultatif.

Oui, et c’est même la manière normale de commencer. Un pilote de cinq jours à 1 500 euros hors taxes installe l’assistant sur une de vos sources réelles et le confronte à quinze questions que vous écrivez vous-même à l’avance. Au terme de ces cinq jours, il répond devant vous sur vos vrais documents. Si le résultat vous convainc, ces 1 500 euros sont déduits intégralement de la mise en service ; sinon, vous en restez là et vous ne nous devez rien de plus. Vous n’engagez donc jamais le montant d’un projet avant d’avoir vu l’outil fonctionner chez vous.

Cela dépend de l’option que vous choisissez, et c’est vous qui choisissez. Sur votre propre serveur, rien ne sort : ni les documents, ni les questions. Sur un hébergeur souverain que nous opérons, vos données restent en France sur une instance qui n’est qu’à vous. Sur une API européenne, vos documents restent indexés chez vous mais les questions transitent par un éditeur européen. La démonstration filmée par GHIS! illustre la première option, sans aucun appel réseau sortant.

C’est précisément ce que la méthode évite. Le système cherche d’abord les passages pertinents dans vos documents, puis ne rédige qu’à partir d’eux, et affiche la source. Quand il ne trouve rien, il le dit au lieu de combler.

Non, et c’est même souvent l’inverse : l’indexation révèle l’état réel de vos fichiers, les doublons et les versions concurrentes. Ce que nous vous demandons, c’est de désigner les sources qui font foi.

Les nouveaux fichiers sont réindexés selon une fréquence décidée avec vous, quotidienne ou hebdomadaire dans la plupart des cas. Seuls les fichiers modifiés sont retraités. C’est le premier objet de l’abonnement de supervision.

Comptez quelques semaines entre le cadrage et la mise à disposition de vos équipes, selon le nombre de sources et l’hébergement retenu. Le calendrier est posé au cadrage, avec un point d’étape dès que la première source est interrogeable : vous voyez l’outil répondre sur vos vrais documents avant la fin du projet.

Des modèles open source, choisis avec vous selon la machine disponible et la qualité attendue. La démonstration filmée par GHIS! tourne sur Qwen2.5-3B, un modèle de trois milliards de paramètres, assez petit pour un ordinateur portable. Rien n’est verrouillé : le modèle se remplace sans refaire l’installation, et vos documents ne servent jamais à en entraîner un.

Cela dépend du modèle retenu et du nombre de personnes qui interrogent en même temps. Un petit modèle tient sur un serveur d’entreprise ordinaire, sans carte graphique. Sur la démonstration filmée, c’est un ordinateur portable, et le délai bout à bout est de l’ordre de vingt secondes. Nous mesurons votre besoin réel avant de vous faire acheter du matériel, et il arrive que la réponse soit « votre serveur actuel suffit ».

Oui. Une fois les modèles installés, l’assistant fonctionne sur un réseau fermé. C’est ce que nous appelons l’option « sur votre propre serveur », et c’est le seul montage qui permette de promettre littéralement que rien ne sort.

La limite pratique n’est pas le nombre de documents mais la qualité de ce qui est indexé. Sur la démonstration, la recherche prend 0,15 seconde sur cent une pages, et elle grandit beaucoup moins vite que le volume : ce qui coûte du temps, c’est le modèle qui rédige, pas la fouille. Des milliers de documents ne posent donc pas de difficulté. Nous n’avons pas mesuré au-delà, et nous le mesurons chez vous avant de vous promettre un délai.

Le dispositif peut l’être, il ne l’est pas automatiquement. Ce qui compte : où sont les données, qui y accède, combien de temps elles sont conservées, et ce que vous avez inscrit à votre registre des traitements. Les droits d’accès reproduits dans l’assistant en sont une pièce essentielle. Nous traitons ce point au cadrage, et il fait l’objet d’une offre dédiée, « Conformité et souveraineté IA ».

C’est le risque principal, devant la technique. Il se traite par la séance de prise en main, par le choix des premières questions, et en commençant par un périmètre où le besoin est déjà exprimé. Un assistant branché sur tout, utilisé par personne, coûte plus cher qu’un assistant branché sur une source, utilisé tous les jours.